Quando comprou o Boonzi provavelmente reparou que recebeu a factura no seu email ao fim de poucos segundos. Este artigo é dedicado ao InvoiceXpress, o software/serviço de facturação que utilizamos no www.boonzi.pt/ para emitir facturas de forma rápida, automática e sem esforço.

O que é o InvoiceXpress?

O InvoiceXpress é um software de facturação online que permite, de uma forma simples e rápida, emitir facturas e enviá-las aos seus clientes – entre muitas outras possibilidades. Está desenhado para “descomplicar” um tema chato mas obrigatório, permitindo a qualquer pessoa com um negócio não só emitir facturas, como também gerir toda a facturação com simplicidade.

A emissão de facturas pode ser feita manualmente ou de forma automática – ou seja, sem intervenção humana. Isto é o que acontece no site do www.boonzi.pt/que emite e envia automaticamente a factura logo após a confirmação de pagamento.

Este automatismo, juntamente a outras características, fazem do InvoiceXpress um serviço excelente para qualquer startup – como explico mais abaixo.

Como funciona

O InvoiceXpress corre online, no seu web-browser, pelo que pode ser acedido em qualquer computador. Isto é, não tem que o instalar. Para o utilizar, só tem que visitar o seu site – http://invoicexpress.com/ -, criar uma conta (que é gratuita por 30 dias), e emitir a sua primeira factura.

O processo é intuitivo, e não necessita de grandes explicações. Quando começámos a usar o InvoiceXpress a nossa adaptação foi rápida e não tivemos muitas dificuldades.

No nosso caso, precisávamos de: emitir facturas rapidamente, pesquisar e ver as facturas emitidas, consultar alguns relatórios, e criar facturas de forma automática. No entanto, o InvoiceXpress oferece outras funcionalidades para negócios mais exigentes – como os orçamentos, guias, agendamentos, encomendas, etc…

Veja abaixo algumas capturas de ecrã:

Porque é que o InvoiceXpress é perfeito para startups

No nosso caso, não nos podemos dar ao luxo de dispender tempo com burocracias e complicações. A nossa equipa é reduzida e temos que gerir muito bem o tempo mantendo o foco naquilo que é realmente importante: continuar a evoluir o Boonzi.

Emitir facturas é um processo chato e moroso, e considerando que já tivemos dias em que era preciso de emitir mais de 90 facturas, este processo não podia ser manual – tinhamos que o automatizar! E nisso, o InvoiceXpress é excelente.

O InvoiceXpress disponibiliza uma API (um “serviço informático”) que permite que outro sistema (neste caso, o site do Boonzi) possa efectuar a emissão de facturas e o seu envio para o cliente de forma automática. Bastam algumas linhas de código para integrar os dois sistemas em menos de 30 minutos. Depois de interligados nunca mais temos que nos preocupar com o assunto da facturação.

Isto é, sempre que é feita uma compra no site do Boonzi o nosso sistema recebe uma notificação de pagamento Multibanco ou Paypal. Neste momento, o site do Boonzi faz uma chamada à API do InvoiceXpress solicitando:

1. A emissão da factura simplificada com os dados do cliente
2. A finalização da factura e emissão do recibo
3. O envio da factura ao cliente

O InvoiceXpress recebe estas chamadas, cria e finaliza a factura e o recibo, e gera o PDF que é enviado para o email do cliente. Isto, em segundos.

Como emitir facturas automaticamente

Para quem vende produtos (ou serviços) online e não quer perder tempo a facturar, só precisa de:

1. Criar uma conta no InvoiceXpress, que é gratuita por 30 dias.
2. Copiar a chave de acesso à API que vai encontrar no separador API dentro da configuração
3. No seu sistema informático, acrescentar algumas linhas de código para que este comunique com o InvoiceXpress solicitando a emissão da factura.

As chamadas à API são simples, tratando-se de pedidos HTTP normais (REST) que carregam os dados da factura em XML.

A documentação da API é boa, embora peque por não disponibilizar alguns exemplos típicos que possam ser utilizados com simples copy/paste, importantes para dissipar algumas dúvidas e medos iniciais.  Toda a informação necessária para utilizar a API está em http://invoicexpress.com/api/overview.

E a comunicação das facturas à AT é automática

Como não queremos mesmo perder tempo com assuntos chatos, somos também fãs da funcionalidade de comunicação automática das facturas à AT. Isto é, por lei as empresas precisam de enviar periodicamente para a AT informação sobre todas as facturas emitidas. Felizmente, o InvoiceXpress permite fazer isto automaticamente.

Conclusões

O InvoiceXpress, que começou como uma startup portuguesa em 2007 – numa altura em que pouco se falava em startups -, tornou-se em poucos anos no melhor software de facturação online em Portugal.

Seja dia útil, fim de semana, ou dia de férias, as nossas facturas são emitidas e enviadas aos clientes de forma automática sem que tenhâmos que perder tempo ou preocupar-nos. Desde que começámos a usar o InvoiceXpress, este já emitiu alguns milhares de facturas mas graças a toda esta simplicidade quase nos esquecemos da sua existência. Que mais podíamos pedir a um software de facturação?

PS: Acabei de reler o artigo, e está tão carregado de elogios que parece tendencioso! 😀 Acredite que não fui coagido ou subornado: é que este é um daqueles poucos serviços que simplesmente funcionou bem desde o primeiro dia em que o começamos a utilizar! Somos fãs! 🙂

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